Ведение договоров - Официальные разъяснения

Ведение договорной работы в организации должно быть не только организовано - с момента поступления проекта контракта до момента передачи в архив исполненного договора, но и проводиться правильно, как того требует закон или локальный акт предприятия. Поэтому, прежде чем начинать  оформлять сделки, необходимо понять “внутреннюю кухню” ее реализации на практике.

Главное о договоре

Договор - это соглашение двух и более контрагентов, которым устанавливается момент возникновения, изменения или прекращения взаимных обязательств.

По своей сути это сделка. Но договор не всегда должен быть заключен в письменной форме, как того требует закон или сложившаяся практика. В некоторых случаях, например, по соглашению о займе между гражданами с суммой до 10 000 руб. это может быть устная договоренность.

Когда мы заключаем договор, мы должны:

• согласовать его существенные условия, перечень которых установлен либо законом, либо договоренностями сторон;
• соблюсти форму, предусмотренную ГК РФ и иными нормативными актами - письменную, нотариальную или пройти госрегистрацию;
• уточняем момент начала исполнения обязательств в тексте контракта - либо посредством указания на конкретную дату, либо посредством указания на событие, которое должно произойти.

В рамках конкретной сделки могут возникнуть споры относительно порядка ее исполнения, проведения оплаты и т.д. Поэтому чем более подробно в договоре будет прописан каждый шаг, тем меньше вопросов возникнет на практике и стороны смогут реализовывать свои обязательства быстрее.

Советы по работе с договорами

В компании договорная работа должна быть организована как четко отлаженный механизм, в котором каждое звено - то есть контролирующая служба, знает свой порядок действий. Именно для этого на предприятии разрабатывается локальный акт, которым утверждается порядок ведения договорной работы.

Что в нем указывается?

1. Алгоритм действий по разработке проекта контракта заинтересованной службой.
2. Процедура согласования договора.
3. Процедура внесения правок и работа с протоколом разногласий.
4. Порядок подписания договора.
5. Порядок исполнения сделки.
6. Хранение исполненных договоров.

Следующий аспект - за исполнением контракта должен следить его инициатор. Он же является ответственным лицом, который проводит переговоры с контрагентом.

Далее - необходимо обеспечить возможность как бумажного согласования, так и электронного с целью экономии времени.

Согласование договоров

Процедура согласования текста контракта должна начинаться с того, что инициатор сделки передает ее на рассмотрение в правовой отдел. Юристы проверяют договор на соответствие закону и ставят свою визу. Далее проект направляется в финансовую службу, отдел безопасности, логистическую службу и т.д. - во все структурные подразделение, которые указаны в локальном акте о ведении договорной работы.

Следующий этап - устранение всех замечаний, ведение переговоров и включение в текст контракта необходимых правок.

И только после составления окончательного варианта договора он передается на подпись руководителю компании.

Процесс согласования должен быть определен по срокам, так как в противном случае он может затянуться, и вместо слаженной коллективной работы получится бумажная волокита.

Протокол разногласий к договору

Протокол разногласий представляет собой письменный документ, в котором отражены правки и замечания, предлагаемые одной стороной сделки для включения в текст контракта.

Право на составление протокола разногласий есть у каждого контрагента, причем как на этапе согласования проекта договора, так и в процессе его исполнения. На что нужно обратить внимание?

• каким образом стороны договорились согласовывать правки - это должно быть указано в договоре;
• если по вносимым изменениям партнеры не достигли взаимопонимания, необходимо провести переговоры;
• протокол разногласий интегрируется в договор посредством составления дополнительного соглашения к нему, подписанного обеими контрагентами.

Регистрация договоров

Для того, чтобы упорядочить систему ведения договорной работы, в организации имеется журнал регистрации контрактов. Его форма и порядок заполнения определяются локальными актами и при этом он должен быть прошит, пронумерован и скреплен печатью компании. В случае внесения правок, замечаний они оформляются таким образом, чтобы было понятно, какой элемент подлежит замещению.

Журнал может состоять из следующих граф:

• порядковый номер;
• наименование сделки;
• название контрагента;
• сумма договора;
• предмет сделки;
• ответственный исполнитель;
• срок исполнения;
• прочие отметки.

Как правило, журнал должен храниться в юридической службе или договорном отделе.  Заполняет его специалист, который отвечает за сохранность документов. По мере исполнения контрактов он ставит отметку в соответствующую графу. 

Журнал регистрации позволяет отследить, какие договоры не были исполнены, кто является их инициатором и начать претензионную работу в срок.

Хранение договоров

Договоры, которые подписаны и зарегистрированы в установленном законом и локальными актами компании порядке, должны быть сохранены. Этим вопросом занимается, как правило, юридическая служба.

На каждом предприятии своя система хранения, которая разделяется по видам договоров, предмету сделки, контрагентам, срокам и т.д.

После того, как контракт был исполнен, он перемещается в архив. Сколько нужно хранить исполненные договоры?

Законодатель четкого ответа на данный вопрос не дает. Но если исходить из правоприменительной практики, можно рассмотреть 2 варианта развития событий:

• организация является источником комплектования государственного архива - в этом случае срок хранения не менее 10 лет;
• если компания сама по себе, срок хранения может быть установлен локальными актами.

Важно помнить, что для каждой сделки есть свой срок исковой давности. По общему правилу, он равен 3 года. Поэтому даже если контракт исполнен в полном объеме, нет никаких гарантий, что контрагент не обратится в суд в пределах срока давности. Поэтому всем компаниям рекомендуется хранить договоры минимум 3 года после их исполнения.