Согласование договора - Официальные разъяснения

Договорная работа на предприятии занимает довольно большое количество времени у специалистов, отвечающих за данный процесс. При этом на практике можно избежать некоторых ненужных и повторяющихся действий, упорядочив систему согласования. С этой целью издаются локальные акты в виде приказов, положений, регламентов, которые детально описывают последовательность действий работников и ответственность каждого за свой этап.

Порядок согласования договоров

Контракт, прежде чем перейти на исполнение, должен быть изучен специалистами на предмет его юридической целесообразности, соответствия обозначенным договоренностям и, наконец, финансовой составляющей. 

В организациях, где руководитель подписывает соглашения, не читая, довольно часто встречаются спорные ситуации, которые можно было бы избежать, если провести контракт через надлежащую процедуру согласования.

Как она происходит?

• Инициатор сделки предоставляет проект договора на ознакомление в юридическую службу. Специалисты изучают его на соответствие законодательству и проверяют согласованность существенных условий.
• Следующий этап - финансовая служба. Если организация - исполнитель, нужно просчитать все затраты и сделать правильную калькуляцию; если компания - заказчик - изучить рынок услуг, товаров и работ с целью выяснения актуальности предложенной цены.
• Логистический отдел - проверка порядка взаимодействия с клиентом, обеспечение передачи или принятия товара.
• Отдел безопасности - проверка контрагента на легальность его деятельности, на отсутствие начатой в отношении него процедуры банкротства и т.д.

Список согласовывающий лиц может быть различным. Перечень закрепляется локальным актом. После того, как все подписанты поставили свои подписи, проект договора передается руководителю компании. С учетом имеющихся замечаний он принимает окончательное решение - будет ли сделка заключена.

Цель проведения процедуры согласования договора

Главная цель проведения согласования контрактов - проверка его на соответствие нормам закона и потребностям компании. Зачастую партнеры присылают типовые проекты контрактов, скачанные из интернета, которые не всегда отражают специфику конкретной сделки.

Поэтому задача этапа согласования - привести предлагаемый вариант к тому, что требуют условия взаимодействия. Как правило, речь идет о налаживании схемы сотрудничества, порядка передачи или исполнения предмета договора, порядка оплаты и ответственности сторон.

Какие недостатки могут быть в процедуре согласования:

1. Затянутость или неопределенность по срокам. Проект договора может находиться у заинтересованной службы довольно долгое время, так как по их мнению, он не является приоритетным, а основной работы слишком много. Поэтому в локальном акте организации должны быть прописаны пошагово не только действия инициатора, но и указаны конкретные сроки.
2. Процедура согласования носит формальный характер - руководитель подписывает все поступившие к нему договоры, полагая, что “все в порядке”, не передавая их на согласование.
3. Сотрудники, несмотря на то, что ставят свои визы в листе, не несут ответственность за дальнейшую судьбу контракта, не отслеживают его исполнение и не проверяют свою часть сделки.

Как можно улучшить систему согласования в компании?

• инициатором проекта должен выступать тот отдел, который будет заниматься выполнением контракта;
• договоры должны быть отформатированы, с внесенными правками - перед тем как пойдут к руководителю на подпись;
• можно совместить электронное и бумажное согласование для ускорения процесса;
• итог согласования - подписанный лист согласования;
• ответственность за каждый раздел несет специалист, поставивший свою подпись;
• определение длительности процедуры согласования;
• надлежащее хранение договоров.

Порядок согласования договоров в организации

Процедуру согласования условно можно разделить на несколько этапов:

1. Предварительный. Проект договора разрабатывается его инициатором, согласовывается с юридической, логистической, финансовой службой и отделом безопасности. В рамках этого этапа производится проверка контрагента.
2. Основной. Все правки, которые предлагаются в результате согласования, должны быть оформлены в протокол разногласий и переданы второй стороне сделки для ознакомления и последующего включения в текст. Если по какой-то причине она отказывается от этого, проводятся переговоры и назначаются совещания. Цель этого этапа - прийти к общему консенсусу и разработать модель взаимоотношений в рамках контракта, которая бы устроила обоих партнеров и избавила бы от ненужных проблем при реализации предмета договора.
3. Заключительный этап. Здесь происходит подписание договора руководителями компаний и направление его на дальнейшую процедуру - к нотариусу или на государственную регистрацию, если этого требует законодатель.

В целях упрощения процедуры согласования, она может проходить в электронном формате, когда стороны обмениваются имеющимися правками и исправляют их “на месте”. С одной стороны, это действительно ускоряет процесс, с другой - данные специалисты должны иметь полномочия по согласованию таких правок.

Области ответственности при согласовании договоров

Каждый специалист, начальник отдела, который ставит свою подпись в листе согласования, несет личную ответственность за “проверенную” им часть сделки. Например, если отдел безопасности проверил контрагента, и впоследствии выясняется, что его деятельность нелегальна, то к ответственному лицу могут быть применены меры дисциплинарного воздействия.

После процедуры согласования один экземпляр контракта передается в организацию, правовая служба должна обеспечить его сохранность и приложить к нему лист согласования. Более того,в обязанности одного из сотрудников должна входить периодическая проверка на предмет исполнения контракта. В случае неисполнения обязательств, необходимо вести претензионную работу.