Регламент согласования договоров - Официальные разъяснения

Заключение договоров - это длительный и трудоемкий процесс. Если его упорядочить и привести к единообразию, это значительно облегчит работу юридического отдела и ускорить процессы согласования и запуска контракта в работу. С этой целью в организациях разрабатывают положения о договорной работе.

Виды заключаемых договоров

Компания, которая занимается определенными видами деятельности, выполняет работы или оказывает услуги заключает ряд договоров, наименование и назначение которых остается неизменным. Могут лишь меняться контрагенты, исполнители. Поэтому для того, чтобы систематизировать работу договорного отдела, все контракты должны быть разделены по группам. основания для раздела могут быть следующие:

• главы Гражданского кодекса РФ;
• виды работы, услуг, товаров;
• наименование контрагентов и т.д.

Такая унификация позволит, во-первых, быстрее находить контракты, во-вторых, назначить за каждую группу ответственных лиц.

Следующий шаг - проверка договоров на предмет их исполнения. Когда круг работы компании достаточно обширный, некоторые вопросы могут упускать из виду. Это относится к неисполненным контрагентами обязательствах. Когда сделки “на виду”, то за ней уследить проще. Но если речь идет о второстепенных договорах, в текучке дел можно не заметить то, что контракт не исполнен.

Поэтому юридическая служба должна 1 раз в месяц проводить ревизию договоров и направлять соответствующие претензии.

Понятие и условия договора

При заключении любой сделки стороны всегда договариваются об условиях заранее. В текст договора вносятся уже оговоренный текст. Законодатель обязывает всех участников контрактных обязательств согласовать только те существенные условия, которые установлены законом.

Однако ГК РФ содержит принцип свободы договора, который заключается в том числе и в том, что контрагенты могут самостоятельно определить круг условий, которые будут считаться существенными.

В этом случае в положении о договорной работе необходимо уточнить какие именно пункты должны быть прописаны в тексте контракта для каждого варианта сделки.

Например, если речь идет о договоре поставки, они могут быть следующими:

• график поставки;
• порядок расчетов;
• отсрочка/рассрочка обязательств;
• место доставки;
• порядок оформления документации и т.д.

Главная задача положения о ведении договорной работы - закрепить понятный и эффективный механизм с которым смогут работать все отделы предприятия. Так как каждая компания занимается специфической деятельностью, положение должно разрабатываться именно с учетом этого момента. 

Порядок согласования договоров

Согласование договора - это основной этап перед запуском его в работу. Как правило, в организации утвержден лист согласования, на котором расписываются уполномоченные должностные лица после изучения текста контракта и указывают свои замечания при их наличии.

В положении о договорной работе согласованию должен быть посвящен отдельный раздел. Он начинается с того, что определяется инициатор внесения контракта в организацию. Это может быть руководитель, юрисконсульт, начальник отдела и т.д. Далее  прописывается сам порядок согласования. Он может выглядеть следующим образом:

• первоначально договор проходит согласование в юридическом отделе на предмет его правовой обоснованности;
• затем он передается начальнику отдела, отвечающего за его исполнение;
• следующий шаг- передача контракта в бухгалтерию для проведения необходимых расчетов;
• последний этап - получение заключения логистической службы и отдела безопасности.

Иными словами должен быть указан каждый шаг, который совершается инициатором сделки после выполнения предыдущего.

Положением о договорной работе должен быть утвержден и лист согласования контрактов. В дальнейшем лист согласования прикладывается к экземпляру договора организации и в случае возникновения разногласий и споров при его исполнении, каждый подписант будет отвечать за свою часть согласований.

Основные требования к оформлению договоров

Требования к форме договора и порядку его заключения в некоторых случаях установлены законодателем. Однако любое предприятие своим локальным актом вправе утвердить требования к оформлению контракта.

Например,

Договора, вне зависимости от его назначения, должен содержать следующие обязательные разделы: 

• преамбулу (наименование сторон, его заключающих, правоуполномочивающие документы, на основании которых они действуют); 
• предмет договора; 
• права и обязанности сторон; 
• срок действия; 
• перечень лиц, ответственных за исполнение условий договора и уполномоченных на подписание актов сдачи-приёмки; 
• ответственность сторон; 
• стоимость договора;
• адреса, реквизиты и подписи сторон. 

Далее прописываются более конкретные подробности, касающиеся внутреннего механизма работы предприятия. Например, при отсутствии подписи сотрудника отдела безопасности на накладной, товар отгрузке не подлежит и т.д.

Заключение договоров

Заключение договоров - это один из самых длительных и сложных процессов. Он начинается с того, что стороны обмениваются необходимыми документами и подготавливается необходимое количество экземпляров документа.

Далее оговаривается порядок подписания контракта. После проставления подписей, если этого требует закон или имеется желание сторон, договор подлежит нотариальному удостоверению или передается на государственную регистрацию.

В положении о ведении договорной работы может быть предусмотрен пошаговый порядок заключения сделки. Например, он может выглядеть следующим образом:

• ответственный специалист организовывает процесс подписания контракта; один экземпляр передается контрагенту, второй остается в юридическом отделе;
• сведения о новом контрагенте должны быть переданы в бухгалтерию, службу безопасности и на склад;
• после заключения договора стороны обмениваются учредительными документами и реквизитами и т.д.

Выдержки из положения о договорной работе, касающиеся порядка подписания сделки и требований к форме договора, должны быть представлены контрагентам для ознакомления. Обязательно для их изучения также требования к существенным условиям конкретных сделок.